ECM: Software de gestión de contenidos con workflows (flujos de trabajo)

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Workflow, concepto flujo de trabajo

Qué es un workflow o flujo de trabajo en la empresa

Workflow, o flujo de trabajo, representa, en su significado más básico, una serie de acciones o pasos estructurados dentro de un proceso orientado a alcanzar un objetivo prefijado.

El flujo de trabajo se aplica en todos los procesos de negocio, y en particular en aquellos en los que muchos procesos son repetidos de forma secuencial o requieren de la implicación de muchos trabajadores en la organización. Aplicada por ejemplo a la gestión documental, se traduce en actividades, acciones y secuencias temporales desarrolladas por unos gestores con la intención de completar ciclos documentales. Ésto es, crear los documentos, tramitarlos, conservarlos, y, en si fuera el caso también, destruirlos.

Programas para gestión de flujos de trabajo

El mercado ofrece infinidad de herramientas en línea capaces de generar workflows. Cada una con características específicas y con distintas opciones de integración y combinación con otros entornos y aplicaciones.

Una de las más populares es la de jBPM, un motor de flujo de trabajo basado en una aplicación de código abierto en Java. jBPM, o lo que es lo mismo, JBoss Business Process Management, permite la transformación en workflows, y en formato XML, de los procesos relativos a las documentaciones. Listos para ser utilizados en un gestor documental que se emplee de referencia.

Programas ECM para gestión de contenidos empresariales 

Un tipo especial de software para gestión documental que además incorporan funcionalidades de workflow son los ECM (Enterprise content Management). Son programas que facilitan la gestión de documentos y contenidos empresariales.

En gestión documental, conocer el workflow, el flujo de trabajo relacionado con un documento, permite descubrir indirectamente datos reveladores alrededor de la gestión documental, como saber cómo funciona la organización que la utiliza o cómo se emplean al efecto los recursos de la entidad. Uno de los programas más conocidos es el ECM R2Docuo, un programa de gestión documental con funciones avanzadas de gestión de flujos de trabajo.

Utilidad del software de gestión documental al que se le añade una aplicación de gestión de workflows

La archivística se ha ocupado desde siempre de la descripción de los procedimientos de administración de documentos, el workflow, en realidad no es nada nuevo, como tampoco  lo ha incorporado la moderna gestión documental digital.

El control de la transferencia de documentos entre departamentos y áreas en diferentes empresas ha formado parte de muchos esfuerzos teóricos y prácticos para crear condiciones de trabajo standard que permitieran coordinar la gestión documental.

El workflow supone la normalización y la representación estructurada de la información atendiendo a unos estándares tales que hacen posible su integración mediante aplicaciones informáticas de respaldo de los sistemas de gestión documental.

Así, con un workflow estructurado y flexible, resulta más fácil y claro poder asignar procesos, tiempos de gestión, responsabilidades o atributos en cualquiera de las fases de la gestión de cualquier documentación, independientemente de su naturaleza o de sus fines últimos.

Proceso de implementación de flujos de trabajo

La eficiencia de la herramienta está directamente relacionada con el volumen de información que se añada previamente a la aplicación en la fase inicial de creación del flujograma. Sólo así, con una buena estructuración de la parrilla de cada fase del flujo de trabajo, desde el comienzo, desde la creación de los documentos, hasta el final; se podrá estar seguro de que se encajarán todas y cada una de las alternativas posibles durante la aplicación real.

Un ejemplo de tipo de configuración debería incluir el número de orden de cada trámite, una descripción, los responsables de cada acción y sus funciones, cada uno de los destinatarios, una lista de otros participantes en el proceso, los tipos de documentos que se generarán, aún otros documentos relacionados y una referencia al ‘timing’, la duración del mismo proceso.

Por supuesto, cada uno de estos datos ha de relacionarse con un código de identificación que se asocie, a su vez, con una descripción somera, pero clara, del procedimiento.

Cuando se han recogido todas las informaciones y sus variaciones, es el momento de afinar el funcionamiento del sistema de gestión de flujos, evaluando carencias y problemas, detectados o detectables, con el objetivo de mejorar los procesos, y, por extensión, a la misma organización.

Lo que quedará sólo será extraer conclusiones útiles. Transformar, agrupar, en su caso, simplificar y remodelar la información obtenida para ganar en eficiencia en cada uno de los procesos documentales.

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