La necesidad de implantación de un sistema de gestión documental en una empresa nace en el momento en que el volumen de documentos generados es tal que una gestión manual de generación, archivo y posterior búsqueda, implica un volumen de trabajo que convierte en inoperativo el sistema.
Si lo relacionáramos por ejemplo con la implantación de una correcta gestión de calidad, que cumpla con los estándares de calidad ISO, la gestión documental asegura un trabajo más eficiente de toda la gestión de la empresa. La digitalización de todos los documentos que forman parte de los procesos de producción, distribución, facturación, contabilidad, compras y ventas, unido a un correcto sistema de gestión documental, redunda en una reducción de costes, tanto en cuanto al tiempo del personal encargado de dichas tareas, como a otros como mantenimiento del hardware de impresión. Por otro lado, la inversión necesaria para poner en marcha este sistema de gestión suele ser bastante reducida, ya que en muchas ocasiones la empresa ya cuenta con muchos de los recursos necesarios para su puesta en funcionamiento, teniendo que realizar desembolsos menores.
Normas ISO del proceso de calidad
Son varias las normas que hacen referencia a la gestión documental sin embargo vamos a ver dos de las más generales e interesantes desde el punto de vista de la empresa, La norma ISO 9001 es de carácter general y establece las directrices que los sistemas de la empresa han de seguir para poder optar a esta certificación. Dentro de la norma, la gestión documental es referenciada en diferentes secciones, siendo en la Sección 6 de Gestión de los Recursos donde se hace una referencia más específica a este sistema. La norma ISO 14001 ofrece la posibilidad de implantar de una manera eficaz y sencilla, un sistema para cumplir con las exigencias medioambientales impuesta por la Administración. En lo concerniente a la gestión documental, esta norma afecta al consumo de papel, consumibles de impresoras y posterior destrucción de los documentos.
Aunque la gestión documental está recogida como parte del proceso de calidad en las normas ISO, en ellas no se especifica qué tipo de software y hardware es necesario para su implantación. Ello lleva a que cada empresa adopte las soluciones que considere más convenientes, según la tipología del negocio, la estructura y dimensión de la empresa, y los recursos tanto informáticos como humanos con los que cuenta. Existen en el mercado muchas soluciones para la implantación de la gestión documental (entre todos ellos está destacando este año el software para gestión documental R2 Docuo por la adaptabilidad a los flujos de trabajo de cualquier empresa y por la multifuncionalidad de este programa basado en la gestión documental en la nube). La norma fundamental es que el software que se instale sea compatible con los programas de gestión empresarial con los que cuenta ya la empresa, de esta forma la inversión a realizar será mínima. Para una correcta implantación del sistema será necesario analizar y modificar cuando se estime conveniente los sistemas y protocolos de trabajos establecidos.
Implantación de un sistema de gestión documental
Algunos de los aspectos a tener en cuenta en el proceso de migración a un sistema de gestión documental son:
- Inclusión de metadatos en los documentos. Los metadatos son valores que hacen referencia al propio documento. Autor, título o fecha de creación, son algunos de ellos. Posteriormente serán utilizados como elementos de indexación que facilitarán su localización.
- Utilización de protocolos que permitan la integración de los documentos en las diferentes aplicaciones de gestión utilizadas por los distintos departamentos de la empresa. Esto garantiza una compatibilidad con todas las aplicaciones, de manera que cualquier documento pueda ser gestionado por cualquier área de negocio de la empresa.
- Almacenamiento, sistemas de copias de seguridad y protocolos de destrucción de documentos, han de ser definidos antes de la puesta en marcha del sistema de gestión documental.
- Implantación de sistemas de búsqueda de documentos que vaya más allá de la búsqueda por nombre de archivo o fecha de creación. Es bastante habitual utilizar sistemas basados en procesos de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) por ser más eficientes.
- Establecimiento de reglas y protocolos de actuación para conseguir una definición de flujos de trabajo. Este sistema de workflows permite el establecimiento de diferentes roles, asignando permisos según el tipo de usuario.
